.

4.4 Getrapt communiceren

Om de betrokkenheid van alle deelnemers op peil te houden, is het belangrijk dat zij goed worden geïnformeerd. Regelmatige bijeenkomsten, per week, per veertien dagen, al naar gelang de fase waarin de uitvoering verkeert, zijn in dit verband van wezenlijk belang. In aanvulling daarop kan het zinvol zijn periodiek een nieuwsbrief te verspreiden, te communiceren via e-mail of elkaar te bellen.

Woongroep De Bongerd in Zwolle kende een getrapte communicatiestructuur. Binnen de vereniging was een aparte bouwgroep ingesteld. Vier leden van die bouwgroep namen op hun beurt weer deel aan de bouwvergaderingen. De bouwgroep fungeerde voor hen als klankbord, maar als het echt nodig was, werden zaken aan de hele vereniging voorgelegd. Toen het project in een cruciale fase belandde, voerde men overdag overleg in het bouwteam en werd diezelfde avond een bijeenkomst met de hele vereniging belegd. Op die manier kon ieder lid deelnemen aan de beslissingen zonder dat de voortgang van het project in gevaar kwam.

Bron: Karsten en Wouters 1999: 20-21

Taken en bevoegdheden van het project- en bouwteam kunnen worden omschreven in de al eerder genoemde samenwerkingsovereenkomst. In de bijlagen is een model voor een dergelijke overeenkomst opgenomen.